Что такое коммерческое предложение?

И так, начнем с того, что коммерческое предложение - это, в первую очередь, мощный инструмент! Причем очень распространенный в работе с клиентами. А клиентом может оказаться практически любая организация, в которой вы заинтересованы.

Коммерческое предложение - это по сути, продающий текст, а если точнее, то один из его видов. Ведь видов продающего текста великое множество. Если вы наш постоянный читатель, то наверняка уже ознакомлены с другими инструментами как оффер, а если нет, то после прочтения этой статьи можете заглянуть и изучить его здесь.

Возможно, многие уже встречали виды коммерческого предложения. Сама начинка мотивирует и должна мотивировать к определенному действию, как кстати и оффер, о котором мы говорили выше. Но на что? На поездку в офис, на звонок к менеджеру этой компании, на любую связь с организацией для дальнейшего сотрудничества.

Вообще, написанием такого текста занимаются не только менеджеры, такие обязанности ложатся на специалистов по связям с общественностью. Но если PR-специалист справится, то менеджер не всегда может справиться с этим.

А загвоздка в том, что коммерческое предложение серьезно отличается от обычного общения с клиентом, ну оно и понятно, коммуникация визуальная в принципе отличается от речи устной. Но вот что:  необходимо грамотно расписать преимущества вашего предложения. Текст должен быть емким, информативным, одновременно кратким да еще и стимулировать клиента на совершение сделки. Ничего лишнего мы не назвали, все важно.

Думаем, представление поверхностное вы уже имеете. Для закрепления обобщим и приведем понятие к общему знаменателю. Коммерческое предложение - это емкий, краткий, но при этом информативный, продающий текст для настоящего или потенциального клиента, стимулирующий его на совершение действия: сделка, звонок менеджеру, выезд в офис, любая связь через контакты.

Виды коммерческого предложения

Коммерческое предложение не одно, их несколько и все необходимы. Начнем с основного:

Базовое коммерческое предложение - похоже на спам, так как рассылается многократно и в большом объеме. Представляется в единой уникальном оформлении, форме. Рассылка таких коммерческих предложений выгодна в том случае, если предлагать одну определенную услугу, которая может быть интересна широкой аудитории, потребителям, в нашем случае клиентам.

Вот вам пример: ваша компания занимается разработкой сайтов и в дизайнерской сфере и по части технической. Вы уже изучили своих клиентов и четко представляете портрет своей аудитории. Поэтому исходя из этого, вы напишете потенциальному клиенту на почту именно базовое коммерческое предложение о том, что можете разработать для него классный сайт, со всеми виджетами и суперским оформлением. Вы так сделаете множество раз, ведь клиент не один, форма вашего предложения будет уникальна, но одинакова, написанная по одной структуре. Вот что такое базовое коммерческое предложение.

Из плюсов такого предложения можно отметить, что благодаря рассылке, на что, собственно, оно и рассчитано - охватывает огромную аудиторию и экономит ваше драгоценное время. Но где плюсы там и минусы.

Из минусов выделим, что у такого предложения нет персональной нацеленности, то есть обращение не к определенному лицу. С таким предложеним ознакомится, вероятно тот, кто не собирается принимать какого-либо решения.

Внизу мы приготовили для вас живой пример базового коммерческого предложения на основе компании “Интертехника”.

Немного пробежимся по структуре нашего примера. Нет персонального обращения, сам месседж направлен на аудиторию, для рассылки. Компания подробно описывает все преимущества ее услуг и работ с ней.

Вверху указана сама суть предложения, то есть чем она занимается, что производит. Но самое главное, внимание: что получает клиент от этого. Ну, и как положено, оставить внизу все контакты. Конечно, здесь очевидно, что аудитория узкая, так как и само предложение единично и конкретно.

Организация предлагает проектирование и изготовление строительных ковшей всех видов. Такое предложение будет интересно только для дорожно-строительных компаний, которые могут интересоваться данной техникой.

Переходим к следующему виду: холодное предложение.

Холодное коммерческое предложение - суть его в том, что отправляется оно к “не разогретому” клиенту как у базового. Разницы между холодным и базовым предложением нет, есть даже третье название “типовое коммерческого предложение”. Но в любом случае это всегда первичное обращение к клиенту, есть просто разные названия одного и того же вида, но суть остается прежней.

Выше мы с вами уже разобрали, что это информирование о своих услугах, привлечение внимание аудитории к своей компании. В нашем случае была “Интертехника” и ее дорожно-строительные ковши.

Горячее коммерческое предложение – это предложение, высылаемое персонально. Это антипод к базовому коммерческому предложению. Сообщение получает конкретный покупатель. Но не спроста же он его получает, правильно? Конечно такой месседж читают после личных встреч или переговоров через различные каналы коммуникации: телефон, мессенджеры и т.д.

В документе заложено уже конкретное предложение, оно сформировано из предварительных договоренностей с клиентом. Тем самым, наш клиент уже “разогрет”, значит, готов к предложению, он как минимум заинтересован и подготавливать его уже не нужно. Скорее всего, он воспользуется услугами или продукцией компании в 70% случаях.

Внизу пример персонифицированного коммерческого предложения, иными словами горячего:

В данном предложении есть личное обращение к клиенту, обговаривается все дальнейшее выполнение услуги, указываются контакты компании, все четко и грамотно.

Ну и, наконец, остается комбинированное коммерческое предложение.

Представьте на секунду, что у вас уже есть компании-заказчики, проходит достаточное количество времени и они потеряли интерес к вашим услугам. О боги, что же делать? Тут на помощь приходит составление комбинированного коммерческого предложения.

Его главное отличие от других видов в том, что оно может высылаться до звонков и персональных встреч, так и после.

Комбинированное предложение рассылается для более узкой целевой аудитории, а он ней мы писали в предыдущих статьях, кстати, предлагаем ознакомиться.

В этом очередное отличие от холодного коммерческого предложения. Но если знать интересы и слабости выбранной аудитории, можно взяться за разработку четкого плана по продвижению услуг компании, но это уже другая история. Пример комбинированного предложения идентичный с другими, поэтому мы просто покажем еще парочку коммерческих предложений:

Последний образец коммерческого предложения дан в экспериментальном в дизайнерском решении, но в качестве примера это информативный вариант.

Если побыть мазохистом и попытаться сильнее углубиться в эту тему, можно еще разграничить классификацию коммерческих предложений:

Презентационное коммерческое предложение

Информирует потенциальных клиентов о появлении новой компании, а еще введении новой продукции на рынок или услуги.

Акционное коммерческое предложение 

По названию не трудно догадаться, что оно предназначено для потенциальных и существующих клиентов. Стимулирует продажу тем, что предлагает скидки и проведение различных ивентов в сфере маркетинга.

Поздравительное коммерческое предложение

Здесь также название говорит само за себя. Предложение имеет задачу преподнести уникальное предложение для проведения торжественных мероприятий или может предложить продажу продукта или услуги по скидке в честь праздника.

Благодарственное коммерческое предложение 

Всегда персонифицированное, адресовано клиенту, который уже пользовался продуктами или услугами организации. Его присылают по истечению некоторого времени. В письме компания благодарит за выбор ее услуг и может поинтересоваться мнением клиента о работе компании, качества ее услуг. А еще тем самым компания лишний раз напоминает о себе.

Пригласительное коммерческое предложение

Предложение адресовано с целью имеет цель разжечь интерес у потенциальных и существующих клиентов, для того чтобы те в свою очередь посетили презентации или мероприятия, организованные компанией.

Таким образом, мы можем сказать, что следует разделять виды коммерческих отношений по их функциям и целям. Предложения бывают эффективными и неэффективными. Мы уже заговорили про цели и функции предложений, а также про их задачи. Давайте скорее приступим к их изучению.

Функции, цели и задачи коммерческого предложения

Мы уже не раз затрагивали функции коммерческих предложений, но в этом разделе соединим все в один пазл. Но сначала определим цели и задачи, но цели мы также перечисляли, только в формате видов предложений.

Цель коммерческого предложения:

• Пригласить на мероприятие компании (презентации, выставки).

• Поблагодарить за сотрудничество, использование услуг или продуктов.

• Проинформировать о продукте, услуге, напомнить о себе. Или же проинформировать о новом дизайне продукции, о введении новой услуги или продукта.

• Предоставить скидку клиенту, приуроченную празднику.

Задачи коммерческого предложения:

• Быстро набрать аудиторию для дальнейшей работы с ней.

• Улучшить отношения с важными деловыми партнерами, можно оказать им услугу или продукт по доступной цене.

• Найти спонсоров, инвесторов, помощников.

• Проверить эффективность каналов рекламы, чаще это бывает рассылка по электронной почте.

• Иногда компания занимается “разогревом почвы” и пишет о новом продукте, тем самым она может заинтересовать аудиторию в своей услуге.

• Провести акцию, чтобы увеличить прибыль.

• Распродать вовремя остатки товаров.

• Суметь удержать клиентов, которые либо сомневаются, либо быстро потеряли интерес.

Функции коммерческих предложений:

На самом деле, они немного схожи с задачами, а именно:

• Привлечь внимание аудитории

• Проинформировать и вызвать интерес

• Стимулировать клиента к покупке

• Дать мотив к скорейшему приобретению товара или услуги

В данном небольшом списке заложена вся основная суть работы коммерческих предложений. А исходя из названых функций, целей и задач разрабатывается коммерческое предложение. При разработке важно учитывать все детали вплоть до психологических особенностей клиента.

Структура коммерческого предложения

По своей структуре коммерческое предложение чем-то напоминает продающий текст. И это нормально, ведь коммерческое предложение это и есть один из случаев продающего текста. Но у него есть и отличительные черты. А в целом, давайте обо все по-порядку.

• Колонтитул.

• Заголовок.

• Лид.

• Оффер (предложение).

• Выгоды и преимущества.

• Обработки возражений.

• Призыв к действию.

ИЛИ

• Колонтитул

• Заголовок.

• Лид

• Проблема.

• Предложение решения.

• Выгода от предложения.

• Цена и ее обоснование.

• Контактные данные.

Колонтитул

Обратите внимание на образец структуры. Разберем первое: колонтитул. У простого текста на формате А4 колонтитул - это пустое поле, пробел между текстом и краем бумаги или электронного документа, позже мы на коммерческом предложении покажем где что находится. Не делайте его слишком большим или слишком маленьким. Средний колонтитул составляет в ширине примерно в 1-2 см.

В коммерческом предложении эту часть документа чаще всего выносятся логотип компании, какая-либо имиджевая визуальная составляющая организации. Делается это для того, чтобы бланк был фирменный и отождествлялся с конкретной компанией. Туда же входят контактные данные и иногда небольшой призыв. Стоит только клиенту бросить взгляд на такой документ, и у него уже формируется представление о компании и даже чем она занимается. Ну по размерам мы определили, что так называемая “шапка” не превышает 2 см.

Заголовок

До безумия важный элемент, порой решающий судьбу эффективности вашего предложения. Жизненно важен для холодного коммерческого предложения или базового, называйте как хотите. Его цель - привлечь внимание, зацепить взгляд и пробудить интерес к предложению. Желательно с ходу.

В то же время, для клиента подготовленного, то есть речь идет уже о горячем коммерческом предложении - такой заголовок супер уместен, а еще лучше, когда рядом указывается название компании.

Хотим отметить, что лучше всего работают заголовки по формуле 4U.

Формула основана на убеждении, что при написании эффективного заголовка должны соблюдаться 4 правила:

Срочность предложения (urgency) - это значит, что в заголовке должна присутствовать информация, ограниченная по времени, с высокой важностью, поэтому он должен быть прочитан прямо здесь и сейчас.

Полезность предложения (usefulness) - здесь задача стоит убедить читателя в том, что предложение выгодно и если от него отказаться, то многое потеряешь.

Уникальность предложения (uniqueness) - здесь прям принцип утп (уникального торгового продукта), типичная отстройка от конкурентов. Ну и конечно важно сказать о том, что в предложении такое, что круто выделяет вас на фоне остальных.

Специфичность предложения (ultra-specificity) - заключительный штрих, который сразу выделяет нужную целевую аудиторию, на которую заголовок рассчитан. Клиент или любой читатель должен понять, что это для него, а не для всех жителей страны, а то и планеты.

Лид

Главная цель лида (lead - вести) — вызвать интерес к тому, что вы говорите. Лид - это первый абзац в тексте. Если он будет сухо написан, аудитория просто не станет это читать. Лид говорит о том, что важно клиенту.

Оффер

Или по другому уникальное торговое предложение должно заинтересовать адресата выгодой или предложением настолько, чтобы тот как минимум продолжил чтение коммерческого предложения. Это самое “сердце” коммерческого предложения. Как показывает практика, что если оффер читателю не интересен, то он рискует быть выброшенным прямо в урну, даже непрочитанным до конца. Хороший оффер - много продаж, плохой оффер - ноль продаж.

Небольшой совет: есть так называемый “якорь”, это визуальная составляющая после оффера, она дает немного “воздуха” тексту, но делается по желанию если есть место. В качестве “якоря” можно использовать поставляемый товар или основные направления услуг. Но это мы пишем вам для справки.

Выгоды и предложения

Самый основной, почти центральный блок. Иными словами, это перечисление того, что клиент получает, когда соглашается на ваше коммерческое предложение. Выгоды необходимо уметь отличать от свойств и характеристик.

Еще отметим, что выгод желательно указывать несколько. Так ваше предложение будет смотреться более привлекательно. С выгодами клиента, особенно потенциального, тоже лучше не обделять и постараться максимум выжимать пользы от своей услуги или продукта. Но не перебарщивайте! Не расхваливайте свою компанию, не говорите какие вы классные, слово “лучший” вообще забудьте для такого случая.

“Лучший” - слово дорогое и использоваться оно в рекламе и маркетинге не может, если конечно это не доказано какими-нибудь международными исследованиями, что тоже навряд ли, но мы в вас верим. Поэтому нацельтесь лучше на желания вашей аудитории и она сама поймет, что ваше коммерческое предложение - это то, чего так давно искал клиент.

Обработка возражений

Обработка возражений не всегда присутствует в коммерческих предложениях, но мы постарались дать более развернутый вариант структуры, поэтому расскажем об этой части и она кстати не менее полезна всех остальных.

Простыми фактами уже можно закрыть некоторые основные возражения, просто ответив на вопросы: «Что вы за компания?», «Почему я могу вам доверять?», «А кто пользуется вашими услугами?», «Где вы находитесь?».

В качестве обработчиков возражений можно увидеть в структуре блоки с триггерами различного рода доказательства или высокой репутации, авторитета. Ну и куда же без гарантий, ведь это то, чего так ожидает клиент, он хочет доверять, так дайте же ему эти точки опоры.

Это мощный прием убеждения. Сами гарантии могут быть как ожидаемые, например, 3 месяца на новую обувь, 12 месяцев на офисное оборудование, мебель, так и неожиданные. К примеру, если тот же офисный стул поломается, то компания чинит за свой счет и вообще может предоставить новое идентичное кресло если починка невозможна.

Если этого вам показалось недостаточно, то подкрепите доверие к себе целым сторителлингом. Расскажите о себе если вы глава компании, расскажите чем ваша организация занимается, как пришла к успеху, но опять же не перегибайте палку. Лаконично, интересно, факты, факты и еще раз факты. Шелухи и рюшечек не надо.

Призыв к действию

То, ради чего и затевалось все это. Призыв к действию - вот оно яблоко раздора. При этом призыв должен быть только один. Чаще всего это звонок по ниже указанному номеру, это может быть и заявка на сайте, ответ по почте или визит в компанию для персональной встречи если это персонифицированное коммерческое предложение. Стоит помнить, что глаголами нужно тоже грамотно воспользоваться. Есть слабые глаголы, а есть сильные. “Звоните нам” - сильно, “Можете позвонить нам” - слабовато.

После призыва ниже в блоке обычно размещают контактную информацию, а именно рабочий телефон, электронную почту, url-адрес официального сайта если он в наличии.

Бывают коммерческие предложения со структурой: заголовок-предложение-призыв к действию, бывают более подробные на три или пять страниц, а есть и на один лист, лаконичные и эффективные.

Мы обещали, что на примере по блокам покажем то, о чем писали в предыдущих разделах. Красным выделен блок “колонтитул” куда входит фирменное оформление документа, мини-призыв или слоган, название компании. В зеленом блоке наглядно представлен заголовок, он слишком кричащий, он прям не кричит, а орет на нас капсом да еще и со знаком восклицания. Пожалуйста, выбирайте что-нибудь одно: либо крупный шрифт, либо знак восклицания. Понятно, что так стараются привлечь внимание, но мы помним про меры, так ведь?

Далее в синем блоке компания перечисляет все свои преимущества, миксует их с выгодами, старается, одним словом. И правильно делает, пишет кратко и по делу, не нагружает клиента лишней мишурой. Единственное, что затрудняет чтение - это текст как простыня, заметили? Разграничивайте текст абзацами, либо вставляйте старые добрые “якори”, мы о них писали.

И в сиреневый блок уходят все контактные данные, по которым можно с компанией связаться.

Аналогичная история с примером ниже:

Как написать и оформить?

Так много сказано уже и про структуру и про виды, особенности нашей темы. Каких только видов коммерческого предложения мы вам не показывали. Но все это не спроста, ведь мы это делаем не потому, что хотим столько, а для того, чтобы показать некоторые закономерности оформления и написания коммерческих предложений. Кстати, коммерческие предложения сокращенно называют “Компреды” или вообще “КП”. Славно, да? Перейдем снова к сути.

Даже после разбора примеров компредов разных компаний, мы должны понимать что стоит за скелетом документа.

Обговорим первоначальные детали: коммерческое предложение - серьезный документ, имеющий официальный формат, только с деловой окраской. Соответственно, в нем не должно быть никаких шуток, уместные они или нет, смешные ли - их быть не должно. Никаких жаргонизмов, намеков сексуального характера и всяких неприличных выражений, заведомой лжи и пустых обещаний. Никаких вещей кроме самой сути - предложения.

Ну а теперь к написанию. Для начала необходимо определить цель вашего предложения. Так как цели мы уже прописывали выше, то просто напомним о них: информирование, поиск новых клиентов, расширение клиентской базы, напомнить о себе, если клиент начал забывать, предоставить скидку своему клиенту.

С целью определились, переходим к задачам. Помните, что задачи - это средства, пути решения и достижения вашей цели. В вашу задачу входит направление вашего предложения людям, которые и есть ваша целевая аудитория. Чтобы это случилось, нужно заблаговременно изучить ее и знать к ней подход.

Когда мы знаем подход к своей целевой аудитории, то уже примерно начинаем понимать, как предложить таким образом, чтобы случилась обратная связь - так выглядит эффективность вашего будущего текста. Чтобы сомнений не оставалось на счет грамотного донесения смыслов в коммерческом предложении, стоит обратиться к копирайтингу и почерпнуть из него часть теории, в этом будет полезна наша статья о копирайтинге.

Мы с вами рассматривали несколько вариантов компредов. Некоторые из них были грамотными, а некоторые не совсем удачными. Мы показали оба варианта, чтобы была возможность сравнивать и понимать, где предложения читабельны и вполне конкретны, а где труднопроходимый текст, много отвлекающих деталей.

Перед тем как написать предложения, старайтесь придерживаться допустимому объему. Напомним, что не нужно расписывать горы информации, пишите лаконично и по делу. Идеальное коммерческое предложение по объему - это один лист. Понимаете, клиент не хочет читать три листа вашей писанины. Даже два. И не всегда прочитает один, если его грамотность хромает.

А если не влезет самое необходимое? - спросите вы. Если это “теплое” коммерческое предложение, которое направлено конкретному лицу, но написанное на двух-трех листах, то его, вероятно, прочтут. В остальных случаях варьируйте. Предложения переплетайте со сведениями, мотивирующими клиента на действие нужное вам. Одним словом, давите на качество, а не на количество.

Что касается самого предложения как ключевой части в вашем документе - тут необходимо указать оперативность ваших услуг и варианты оплаты. Не завышайте цену, придерживайтесь выгодной стоимости. Не забывайте о скидках, предлагайте их. Помимо основных услуг, можете предложить что-то дополнительное. Сделайте акцент на гарантиях, которые вы даете и на престижности брендов. Люди любят разнообразие, поэтому лучше всего предложить несколько вариантов доставки вашего продукта и несколько его комплектаций.

Для чего вы пишите коммерческое предложение? Для того, чтобы решить проблемы клиентов. Вот тут у многих компаний есть явные пробелы. Компания пишет о своих преимуществах, о достижениях и с кем она сотрудничает, но решение так и не прописывает, соответственно, ценности ее письмо не несет, заинтересованность отсутствует.

В письме избегайте местоимений “мы”, “наш”, “я”. Опять во избежание хвастовства и собственного великолепия. Клиент - главный герой вашей истории, к нему вы обращаетесь и на него должны быть нацелены. Есть даже такое правило четырёх “вы” и одного “мы”.

Поговорим о цене. 

Если клиент получает коммерческое предложение, в котором доминирует один прайс-лист, то даже не надейтесь. Опишите из чего складывается ваша цена, что на нее влияет, можете даже включить сравнения с конкурентами - это наглядно покажет аудитории выгоду с вами. Указывайте четкую цену, а если цена начинается от какой-либо суммы, то неплохо бы объяснить почему так, а не иначе и чем обусловлена конечная цифра.

Кстати, слово “прайс-лист” можно заменить другим аналогичным.

Проверяйте, хорошо ли видна вся информация на листе, не допущены ли грамматические ошибки. Сам текст отделяйте небольшими абзацами, так в тексте появится “воздух” и ваша информация перестанет казаться словесной простыней, которую невозможно читать сплошняком.

О призыве. 

После всей необходимой информации обязательно укажите все возможные контакты с вашей компанией. Укажите электронную почту, рабочий телефон, сотовый или даже ваш официальный сайт. Клиенту обязательно нужно объяснить, что надо делать, чтобы с вами связаться.

Бизнес бизнесом, но мы все тоже люди. Помните про человечность, заботу, теплоту. После свершения сделки, поблагодарите своего покупателя о пользовании ваших услуг. Поинтересуйтесь у него о качестве вашего сервиса и продукта, дайте возможность ему сказать пожелания по повышению качества услуг, предоставляйте всевозможные пряники.

Итак, обозначим всю структуру написания коммерческого предложения:

• В колонтитуле или так называемой “шапке” необходимо указать логотип компании, ее контакты, ИНН и КПП. Указывайте адресата.

• Форма письма: коммерческое предложение

• Всевозможные варианты оплаты

• Сроки доставки и ее условия

• Если у вас достаточно позиций, то пронумеруйте их. Напишите название товаров или услуг на русском языке. Цену лучше указать за единицу товара и общую сумму за весь спектр услуг.

• Проиллюстрируйте свои товары для наглядности и если позволит, то и услуги тоже. Укажите характеристики, параметры.

• В конце оставьте печать компании, ф.и.о. и подпись лица, которое составляло письмо.

• если необходимо, то укажите время действия коммерческого предложения.

• Исходящий номер (свидетельствует об организации внутреннего документооборота).

• Контактные данные лица по работе с клиентами.

Грамотно составленное сообщение - это уже половина успеха, но также важно и оформление документа.

Важно подобрать читабельный шрифт. 

Для чтения электронного - одни правила читабельности, для чтения на бумаге - другие.

Есть шрифт с засечками, он подходит для чтения на бумагах, внизу приведен пример.

Это старый, добрый Times New Roman - один из стандартных шрифтов.

Если вы планируете заниматься рассылкой только электронной, то используйте лучше шрифт без засечек, он лучше воспринимается с экрана и повышает читабельность. Внизу шрифт Arial.

Теперь сравнив два стиля шрифта, вы, скорее всего, поняли что такое засечки. Если нет - это обрамление “хвостиками” у каждой буквы. Если вы до сих пор недоумеваете что происходит, то не волнуйтесь, мы покажем более подробно:

В целом, ваш шрифт должен быть читабельным, простым и не вычурным со всякими завитками и линиями, жирным и с курсивом - это все затрудняет чтение. Затрудняет читабельность белого текста на темном фоне, а еще различные подчеркивания, так что лучше без них. Выберите один вариант шрифта для заголовка, другой для остального текста. Не более двух видов шрифтов, кормить огромным изобилием не надо. Все должно быть по средней длине и ширине. Не пишите слишком мелко или слишком крупно. Средний кегль шрифта 14-16 для заголовка, 14 для подзаголовка и 10-13 для текста.

Перейдем к нашей любимой воздушности. Из-за того, что ускоряющийся темп жизни диктует свои правила, объемные тексты мало кого заинтересуют. Чем короче и понятней предложения - тем они легче читаются. Отступ от левого края – 3 см. Это для того, чтобы документ можно было вшить в папку. Поле в 3 см обычно для дырокола. Для правого края 1 см. Комфортный для чтения междустрочный интервал составляет 1,5 строки. Для большего удобства чтения используйте отступы по критерию 1,25 см.

Учитывайте правильно расставленные акценты в письме. Грамотно подбирайте фотографии, качественные изображения.  Выделяйте заголовки и подзаголовки, чтобы их нельзя было не увидеть. Давайте подписи и комментарии подписи к изображениям.

Особенное требование - цветовая гамма. 

Не берите яркие, броские цвета, что говориться “хоть глаз выколи”. Работайте с пастельными цветами и если уж так нужно, то используйте один яркий цвет. Не берите более трех цветов, но в большей степени цветовую палитру составляют корпоративные цвета.

А вообще существует такая вещь как инфографика, которая вбирает в себя сразу несколько задач: грамотная композиция текста, изображений, цветов и любых других объектов.

Создавать самому или поручать своему менеджеру - значит обрекать его на мучения, малые или великие, в зависимости от его компетенции. Во избежание потери нервных клеток и просто экономии времени для создания коммерческих предложений создано множество программ.

Они упрощают рутинный процесс. Мы представим список онлайн-приложений, которые позволяют создавать графики, таблицы, добавлять изображения и кучу всяких манипуляций с материалом: CRM GYDEX,  Quote Roller, Wilda, tascon и WiveCrm.

Основные ошибки, которые допускают в коммерческом предложении

Без ошибок нет опыта, как теории без практики.

Исключать множество ошибок нам помогает сеть интернет, так как уже предоставляет шаблоны для создания коммерческих предложений и специальных программ. Но большинство из них не  работает, так как все же составление вашего документа зависит от особенностей компании и целевой аудитории. Поэтому просто слизать не получится, да и не надо. Еще что примечательно, в таких шаблонах существуют и типовые ошибки. Или же вы просто новичок и еще не съели собаку на этом:

• Эти сладкие песни о компании, о том, какая она замечательная. Избавляйтесь от клишированных слов вроде “успешные, динамичные, клиентоориентированные”. Эти слова убивают ваше предложение и допускают их, в основном новички, которые еще не набили свои шишки.

• Жесткое подлизывание компании-клиенту.“Мы давно знаем, что ваша организация является эталоном в сфере обслуживания автомобилей, образец качества и стабильности..бла-бла”. Да и ладно, если бы это было горячее коммерческое предложение. Но иногда у людей чувства меры нет, как и совести, поэтому шлют даже холодные коммерческие предложения, не зная компании и ее положения на рынке. После прочтения пары строчек такого формата станет противно и тошнота не заставит себя долго ждать.

• Многие употребляют слова, смысл которых не понимают сами. Бывает, читаешь текст и такое впечатление, что автор вообще не знал о чем пишет. Чтобы казаться умнее и компетентнее в любом вопросе, начинающие любят использовать заумные слова.Можно аппеллировать профессиональным термином один, максимум два раза, но ни в коем случае не перегружать ими текст. Его будет невозможно произнести, не то чтобы читать: “Наша компания всегда стремилась на фоне среднестатистической конъюнктуры рынка безвозмездно оказывать дифференцированные бонусы, а также беспрецедентно высочайшее качество.”  Звучит непонятно, от того и отстойно.

• Многие компании ведут себя как на колхозном рынке. По принципу всего и побольше. Высылают коммерческое предложение и с картинками, с визитками, каталог и впихивают презентацию, прайс-лист и массу другого электронного хлама. Зачем столько? Это раздражает и путает.

• Умирающий таргет-лист тоже отталкивает. Когда перед глазами список черствеющих и плесневеющих компаний. Есть риск попадания в спам-фильтр. Но если все совсем будет плохо, то на название вашей компании санкции почтовых сервисов могут наложить стоп-слово и тогда совсем будет труба. Не доводите до такого и тщательно проверяйте информацию.

• Если когда-то вода и спасала вас, то наверное только при жажде. Вода и абстракция в тексте затрудняет понимание. Требуется больше времени и внимания, чтобы понять чего там написано. Да и не стоит обводить вокруг пальца клиента, темнить и ходить вокруг да около. Пишите конкретно и четко. Время в этом случае - ценный ресурс и тратить его на воду слишком глупо.

• Клише. Для него отдельное место, потому что ошибаются с ним слишком часто и много. Пишут как все, ноль оригинальности, а значит и внимания. Влияет это и на сегментированность товара, он разный, а “калька” одна.

Конечно, коммерческое предложение - официальный документ, но он не должен быть сухим и занудным. Директор тоже человек и усиливать его усталость от таких текстов не надо. Поэтому старайтесь писать живо, но придерживаясь рамок. Изучите вашу целевую аудиторию, товары или услуги досконально, можете прочитать копирайтинг от А до Я - там мы написали об ошибках больше, ведь лучше учиться на чужих, а не на своих, как гласит пословица. Тогда опыт написания коммерческих предложений окажется менее болезненным.

Как увеличить читаемость коммерческого предложения?

Со стороны визуальной мы немного повторимся для придания общей картины: правильно подобранный шрифт, выделение важных частей в тексте, разделение текста на блоки, абзацы, смысловые части, грамматика. Без лишних слов, заумных фраз и клише, а еще воды.

• Немного про факты. Именно они придают достоверность тому, что вы пишете, это еще один способ приблизить читателя к гарантии. С фактами обычно не спорят.

• Проведенные исследования. Они создают эффект такой же как и факты. Наглядно можно выявить какую-нибудь закономерность исходя из услуг или продукта, это поможет в принятии решения.

• Цифры, числа и статистика. Но, собственно статистика и так состоит из чисел. Она с таким же успехом добивается убедительности, потому что мы любим сравнивать и это снова склоняет к доверию. Цифры всегда наглядны, а значит, упрощают чтение и понимание.

• Расчеты в тексте. Расчеты пригодятся, когда речь идет о заработке или получении сумм в других условиях. Цепочка не оборвется, не потеряется и всегда можно вернуться к предыдущим шагам за счет наглядности и добиться подтверждения словам.

• Изображения. Информация усваивается лучше, когда есть несколько каналов коммуникации - текст и картинки. Вам не придется долго расписывать что за товар вы предлагаете, его достаточно увидеть и тогда вы будете поняты безошибочно.

• Таблицы или графики прекрасно визуализируют и доказывают движение и рост в вашей компании.

• Список клиентов обычно эффективно работает в случае наличия известных личностей. Клиент сразу оценит вашу репутацию и себе для галочки отметит, что если к вам обращались такие громкие имена, значит вам можно доверять. Доверится и клиент.

• Отзывы и история клиентов – считаем, что это просто необходимо особенно тем, кто недавно на рынке. Люди любят читать истории и всегда в ожидании “хэппиенда”.  Когда есть те, кто уже доверился вашей компании и хорошо отзываются, значит велика вероятность того, что вас прочтут и доверятся.

Поговорили о том, что должно быть, напомним о том, что унесет ваше коммерческое предложение в могилу:

• Высылаемое предложение не способно бороться с конкурентами и отправляется для людей, кто заранее в нем не заинтересован.

• Документ составляется без учета интересов и потребностей целевой аудитории.

• Неудачное и неуместное оформление письма не только затрудняет чтение и анализ сообщения, но и порой раздражает.

• В письме трактуется что-то, перечисляется, но конкретной информации в нем не содержится. Может рассматриваться только продукт и его характеристики или услуги, но при этом не несет выгод для покупателя.

• Текст в коммерческом предложении может быть перегружен лишней информацией, поэтому его не захочется читать.

• Коммерческое предложение попадает на глаза лицу, которое не собирается сотрудничать с компанией.

Что делать с готовым коммерческим предложением?

Когда вы наконец составили свое коммерческое предложение, грамотно расписали преимущества и выгоды, оформили и указали контакты. Оно смотрит на вас, а вы на него. Буря, искра, безумие? Конечно безумие! Потому что куда его отправить и кому??

По рассылкам есть отдельная сфера под названием директ-маркетинг. Эта часть занимается грамотной рассылкой электронных писем, веерной рассылкой коммерческих предложений. Но в ней тоже все серьезно и необходимы определенные знания.

Будет очень глупо отправлять письмо всем подряд без специальной подготовки. Если вы составили коммерческое предложение, значит у вас есть уже клиентская база потенциальных клиентов или даже тех, кто с вами уже сотрудничает. Составьте список клиентов в любых программах или займитесь этим вручную. Это могут быть даже тематические клиентские базы, которые можно купить на бирже.

Работа с отправками коммерческих предложений только начинается. Не думайте, что если вы создали одно письмо, то оно подойдет всем. Нет. Исходя из исследований вашей целевой аудитории, вам необходимо написать отдельные предложения под каждый сегмент. Только в таком случае возрастают шансы попасть точно в цель и получить обратную связь. Некоторые клиенты после холодных звонков просят менеджеров отправить им коммерческое предложение по факсу. Но не все так очевидно, клиент просто не может открыто вам отказать и придумывает такую отмазку. Считайте вас послали. По факсу.

Важно вести всю аналитику состояния разосланных предложений. Поддерживайте постоянную коммуникацию со своими клиентами, заводите собственные базы данных. Таким образом вы поможете себе вести учет деятельности, проводите оценку вашей эффективности.

А вообще лучше всего перед тем как отправить коммерческое предложение, свяжитесь по телефону с потенциальным покупателем, уточните актуальность информации, данных телефонных номеров, электронной почты.

Ведите переговоры корректно, без просторечий, шуток и жаргонизмов, все должно быть по этикету. Можете поинтересоваться в течение какого времени вам могут дать ответ. Делайте все своевременно, ставьте отметки на контактах и перезванивайте не просто во вовремя, а точно в срок.

Когда отправляете документ по электронной почте, в ячейку “Тема” вписывайте должность, имя адресата, укажите от чьего имени отправлено письмо и припишите тематику. Так вы уменьшаете риск быть непрочитанным или кинутым в спам.

Есть и другой вопрос: прикладывать файлом документ к письму или писать в теле письма? Хороший вопрос. Коммерческое предложение высылается для того, чтобы его можно было в будущем распечатать, поэтому его прикладывают в PDF формате и к нему пишут сопроводительное письмо. В PDF файле, потому что выглядит оно более представительным.

В данном формате можно грамотно и наглядно сверстать документ, добавить графические элементы. В отличие от формата .Docx и .doc к нему не пристают всевозможные “ляпы” и косяки.

Не отображаются волнистые красные и зеленые подчеркивания слов, которые искажают визуализацию, сеют сомнения и намекают на возможные ошибки в тексте. Конечно, подводить себя лишний раз не стоит. Такой формат хорошо подходит для дальнейшей обработки в графическом дизайне, подходит для открытия на разных устройствах.

Вывод

Наша статья о коммерческих предложениях подходит к концу, мы наконец разобрались, что же такое “компреды”, какие виды бывают, какие функции и цели преследует документ. То, о чем рассказываем мы и другие источники - это опыт маркетологов и специалистов по коммуникациями, это чьи то провалы и взлеты, уже протоптанные дороги к успеху.

И знаете, как бы ни были у вас отношения с покупателем всегда конкретизируйте свои письма, отправляйте с темами, указаниями, пометками, делайте это искусно. Даже если говорили с клиентом совсем недавно.

И не называйте в своем письме тему “коммерческое предложение”, помните, что таких предложений на почту секретарям и менеджерам может приходить море таких писем и они летят в спам. Укажите конкретно: “Предложение по обслуживанию офисных помещений” или лучше вообще замените “коммерческое предложение” на “информация”.

Оно не такое заезженное, нет чувства, что вам что-то будут впаривать при открытии письма, внутри просто важная информация. Поэтому это может выглядит так: “Информация по обслуживанию офисных помещений” и клиент сразу вспомнит, о чем вы с ним беседовали по телефону. Будьте внимательными и гибкими. Пишите эффективные коммерческие предложения, дружите с программами, занимайтесь аналитикой и успех обязательно к вам придет, удачи!